Chiarimenti in merito alle modalità applicative del DM (Fase transitoria), DM (Individuazione dei 40 Comitati Etici Territoriali) DM (Determinazione tariffa unica)

In data 23 febbraio 2023 è stato pubblicato sul sito istituzionale di AIFA un comunicato recante chiarimenti in merito alle modalità applicative e e informazioni utili per promotori e richiedenti relativamente ai seguenti Decreti ministeriali.

• il Decreto 26 gennaio 2023 recante “Individuazione di quaranta comitati etici territoriali”, la cui entrata in vigore è stabilita a far data dal 7 giugno 2023 (di seguito per brevità indicato “DM 40 CET”);
• il Decreto 27 gennaio 2023 recante “Regolamentazione della fase transitoria ai sensi dell'articolo 2, comma 15, della legge 11 gennaio 2018, n. 3, in relazione alle attività di valutazione e alle modalità di interazione tra il Centro di coordinamento, i comitati etici territoriali, i comitati etici a valenza nazionale e l'Agenzia italiana del farmaco, la cui entrata in vigore è stabilita a far data dal 22 febbraio 2023 (di seguito per brevità indicato “DM FASE TRANSITORIA”); 
• il Decreto 30 gennaio 2023 recante “Determinazione della tariffa unica per le sperimentazioni cliniche, del gettone di presenza e del rimborso spese per la partecipazione alle riunioni del Centro di coordinamento nazionale dei comitati etici territoriali per le sperimentazioni cliniche sui medicinali per uso umano e sui dispositivi medici, dei comitati etici territoriali e dei comitati etici a valenza nazionale”, la cui entrata in vigore è stabilita a far data dal 22 febbraio 2023;
• il Decreto 30 gennaio 2023 recante “Definizione dei criteri per la composizione e il funzionamento dei comitati etici territoriali”,  la cui entrata in vigore è stabilita a far data dal giorno 8 febbraio 2023.

DM Fase transitoria

La normativa introdotta dal DM Fase Transitoria si applica agli emendamenti sostanziali alle sperimentazioni cliniche la cui domanda di autorizzazione sia stata presentata tramite OsSC ai sensi della Direttiva 2001/20/CE e del D. Lgs. 211/2003 entro la data del 30 gennaio 2023, data di scadenza della fase transitoria di cui all’art. 98 del Reg. UE n. 536/2014.

Sino alla data di entrata in vigore del DM 40 CET, alla valutazione degli aspetti di competenza del Comitato etico (ivi compresa la valutazione del protocollo dello studio clinico, ai sensi dell’art.3, c.4, del DM Fase Transitoria) provvede in via esclusiva il Comitato etico già individuato come Coordinatore, il cui parere è unico, valido su tutto il territorio nazionale e vincolante per tutti i centri sperimentali inclusi nella domanda di autorizzazione alla sperimentazione clinica e ai successivi emendamenti sostanziali.

Alla luce dell’istituzione del ruolo del Comitato etico unico di cui fino al 6 giugno 2023 farà le veci il Comitato etico coordinatore, i comitati etici precedentemente coinvolti come Comitati etici satellite (per associazione ai centri inseriti nella sezione G.2 della Clinical Trial Application CTA o Appendice 5) non dovranno procedere alla compilazione dell’Appendice 8, né dovranno essere coinvolti in eventuali successivi emendamenti sostanziali.

A far data dal 22 febbraio 2023, anche la valutazione degli emendamenti centro-specifici sarà di competenza del Comitato etico unico, e solo a quest’ultimo la domanda di parere deve essere presentata tramite OsSC.

La modulistica e la gestione documentale in OsSC non subiranno modifiche, fermo restando che è fatto obbligo al promotore/richiedente di rendere disponibile al Comitato etico unico, nella sua sezione documentale centro-specifica,  la documentazione centro-specifica già presentata a tutti i centri partecipanti nelle precedenti fasi di valutazione.

Alle procedure di valutazione di sperimentazioni cliniche ed emendamenti sostanziali già in corso alla data del 22 febbraio 2023 si applica la precedente disciplina, integrata ai sensi dell’art.6 del DM Fase transitoria relativamente al parere dei Comitati etici satellite, e precisamente:

• le procedure di valutazione in corso alla data del 22 febbraio 2023, i cui termini non risultino ancora scaduti, proseguiranno in accordo alla disciplina previgente, applicandosi, tuttavia, al mancato pronunciamento dei Comitati etici satellite il valore di silenzio assenso, una volta scaduti i termini per l’accettazione o il rifiuto del parere unico del Comitato etico coordinatore (art. 6, co.1, DM Fase Transitoria);
• nel caso di procedure di valutazione i cui termini risultino scaduti alla data del 22 febbraio 2023, il silenzio assenso dei Comitati etici satellite si riterrà formato alla data del 9 marzo 2022, se nel periodo precedente il Comitato etico satellite non avrà provveduto al caricamento in OsSC dell’accettazione/rifiuto del parere unico (art. 6, co.2, DM Fase Transitoria).

DM 40 CET

Sino all’entrata in vigore del DM 40 CET i comitati etici attualmente esistenti, responsabili della valutazione di sperimentazioni cliniche e relativi emendamenti/modifiche sostanziali, presentate ai sensi della Direttiva 2001/20/CE nonché ai sensi del Regolamento UE n. 536/2014, devono garantire continuità nello svolgimento delle attività.

Si raccomanda alle Regioni, con il supporto dei comitati etici, di avviare un processo di ricognizione delle sperimentazioni cliniche per le quali i comitati etici attualmente esistenti svolgono il ruolo di Comitato etico coordinatore, affinché, nel caso in cui questi ultimi non dovessero risultare compresi tra i 40 CET individuati nel citato decreto ministeriale, possano facilitarsi le procedure di gestione della transizione, come disciplinate dall’art.2, comma 9, del DM Fase Transitoria, al fine di evitare discontinuità o interruzioni nelle procedure di valutazione nel passaggio al nuovo CET.

Nel caso in cui il precedente Comitato etico coordinatore non possa continuare a svolgere le proprie funzioni, il promotore dovrà individuare un nuovo comitato etico competente individuato tra i 40 CET, al massimo entro la presentazione della domanda di autorizzazione del primo emendamento sostanziale.

Si segnala che comunque, alla data di entrata in vigore del DM 40 CET, occorrerà procedere al censimento dei nuovi 40 CET, a cui presentare tempestivamente l’emendamento sostanziale di cambio di coordinamento in OsSC, a partire dal 7 giugno 2023.

DM Tariffa unica

• Dalla data del 22 febbraio 2023, alle domande di autorizzazione di emendamenti sostanziali alle sperimentazioni cliniche presentate tramite OsSC e alle domande di autorizzazione alla sperimentazione clinica e relative modifiche sostanziali presentate tramite CTIS, si applicano le nuove tariffe individuate dal DM Tariffa Unica.
• Le tariffe individuate nell’Allegato 1 del DM Tariffa Unica dovranno essere versate tramite il sistema dei Pagamenti On Line dell’AIFA (POL) attraverso un unico versamento secondo le indicazioni contenute nella ricevuta AIFA del POL che il sistema genererà, con le medesime modalità sinora applicate (vedi anche comunicazione del 13 gennaio 2023 raggiungibile dal "box link correlati".
  Il sistema POL è stato aggiornato con le specifiche “tariffe” indicate nel citato Allegato 1, che il promotore/richiedente dovrà selezionare a seconda del caso applicabile. Il sistema POL gestisce tutte le tariffe inerenti alle domande di autorizzazione di sperimentazioni cliniche (e relativi emendamenti sostanziali) di tutte le fasi di sperimentazione.
• Eventuali tariffe già versate in corrispondenza di domande di autorizzazione non ancora presentate alla data del 22 febbraio 2023 (sia in OsSC sia in CTIS) dovranno essere oggetto di richiesta di rimborso da parte del promotore/richiedente. Le somme non potranno essere dedotte in compensazione/conguaglio (c.d. “riuso”) della Tariffa Unica applicabile alle domande di autorizzazione presentate a partire dal 22 febbraio 2023.  Per queste ultime dovrà essere generato un nuovo POL recante gli importi istituiti dal DM Tariffa Unica.
  Per le procedure gestite nell’Osservatorio Nazionale Sperimentazioni Cliniche (OsSC), si rimanda ai singoli Comitati etici per quanto concerne le tariffe eventualmente già versate senza corrispondente presentazione di domande di autorizzazione.
• Alle domande di autorizzazione agli emendamenti sostanziali presentate in OsSC ai sensi della Direttiva 2001/20/CE, in valutazione del solo Comitato etico, si applica la quota di tariffa di spettanza del Comitato etico indicata nell’Allegato 1 al DM Tariffa Unica (attualmente stabilita in Euro 2.500, salvo successivi aggiornamenti), da versare al Comitato etico con le modalità di pagamento dallo stesso stabilite. Ad eccezione della tariffa per gli emendamenti sostanziali in valutazione del solo Comitato etico, nessuna ulteriore tariffa è esigibile dai Comitati etici a partire dal 22 febbraio 2023.
• Alle domande di autorizzazione di modifiche sostanziali (MS) presentate in CTIS ai sensi del regolamento UE n. 536/2014, si applica l’intera tariffa stabilita per le MS nel citato Allegato 1 al DM Tariffa Unica, da versare tramite il sistema POL, sopra descritto.

Note finali

A far data dal 22 febbraio 2023 non risultano più applicabili le indicazioni operative in merito al pagamento della Tariffa Unica riportate nella “Proposta operativa di gestione temporanea delle sperimentazioni secondo Regolamento 536/2014 nelle more della piena attuazione dei DM di riordino dei CE e Tariffa Unica”

Le disposizioni del Decreto del 30 gennaio 2023 recante “Definizione dei criteri per la composizione e il funzionamento dei comitati etici territoriali” sono immediatamente applicabili per quanto concerne gli aspetti generali. In considerazione della fase di riordino dei Comitati etici ai sensi del Decreto 26 gennaio 2023, sino all’entrata in vigore del DM 40 CET, al fine di garantire la continuità operativa non è necessario provvedere ad aggiornamenti della composizione degli attuali Comitati etici locali.