FIELD ALERT REPORTS: FDA PUBBLICA LA VERSIONE DEFINITIVA DEL Q&A
FDA ha recentemente ultimato le linee guida sulle aspettative per l’invio di Field Alert Reports (FARs) riguardanti farmaci potenzialmente non conformi. Il documento finale sostituisce la bozza pubblicata nel Luglio 2018.
IL CONTESTO
FDA richiede di inviare i FAR entro tre giorni lavorativi dal momento in cui si ha notizia che un farmaco o la sua etichetta possano essere confusi con un altro prodotto. Inoltre, occorre inviare FAR anche quando vengono notate contaminazioni microbiche, deterioramenti non trascurabili o cambiamenti fisico-chimici nel prodotto distribuito, oppure una qualsiasi difformità del lotto rispetto alle specifiche. Questo requisito si applica sia ai nuovi prodotti approvati mediante una NDA (New Drug Application) sia a quelli approvati come farmaci generici – inclusi i prodotti combinati farmaco-dispositivo. I produttori devono inviare un FAR anche se la causa ultima del problema di un farmaco in distribuzione viene individuata entro quei tre giorni lavorativi.
Q&A
COSA SONO I FIELD ALERT REPORTS E COSA INNESCA IL LORO INVIO?
Secondo FDA, i FAR fanno parte di un primo sistema di allerta per proteggere la salute dei pazienti.
L’invio di FAR dovrebbe essere compiuto utilizzando il Form FDA 3331a. In questo form, il termine problem si riferisce all’incidente o al problema di qualità (presente o potenziale) oggetto del FAR.
Beninteso, non accade che una qualsiasi lamentela dei consumatori produca immediatamente un FAR. Lamentele di questo tipo ricevono una valutazione entro tre giorni lavorativi per determinare se le informazioni contenute nel reclamo soddisfano i criteri dei FAR.
QUAL È LA DIFFERENZA TRA FAR INIZIALE, FINALE E DI FOLLOW-UP?
Quando viene rilevato un problema, il primo FAR inviato a riguardo viene definito iniziale. Tuttavia, FDA raccomanda d’inviare nuovi FAR (detti di follow-up) all’acquisizione d’ogni nuova informazione rilevante: tipicamente, ciò avviene a seguito di indagini o analisi avviate dopo il manifestarsi del problema.
In caso venga identificata la causa ultima del problema e vengano indicate le azioni correttive intraprese (o pianificate), si può procedere all’invio di un ultimo FAR (chiamato finale) che “chiude” il FAR iniziale.
FAR di follow-up e finali sono consigliabili ma non obbligatori. In particolar modo, FDA usa le informazioni contenute in questi FAR per valutare l’entità del problema, il rischio per la salute pubblica, lo status e l’adeguatezza delle misure di correzione. Queste informazioni possono anche rendere necessarie delle ispezioni o altre attività di sorveglianza.
A CHI TOCCA INVIARE I FIELD ALERT REPORTS?
Sono i richiedenti di NDA e ANDA (Abbreviated New Drug Applications) a dover inviare i FAR.
Se esiste un legame contrattuale con altre entità per le attività di produzione, immagazzinamento, confezionamento, etichettatura o distribuzione, l’invio del FAR ricade comunque sui richiedenti e la sua scadenza rimane comunque di tre giorni lavorativi.
Gli accordi con le entità contraenti dovrebbero fissare una procedura per assicurare che l’invio dei FAR avvenga come richiesto.
QUAND’È IL MOMENTO GIUSTO PER INVIARE UN FAR?
FDA considera lavorativi i giorni da Lunedì a Venerdì, escluse le giornate di vacanza decise dal governo federale U.S. Per esempio, se si individuano delle informazioni che rientrano nei parametri richiesti da un FAR durante un Venerdì (Giorno 0), il Giorno 1 è il primo giorno lavorativo dopo l’individuazione del problema (quindi Lunedì) e occorre inviare un FAR non oltre Mercoledì (Giorno 3).
Questo intervallo di tempo vale indipendentemente dal luogo o dalle circostanze in cui viene identificato il problema. Per esempio, se un prodotto è riconosciuto non sterile in un laboratorio esterno a contratto, quel giorno è comunque considerato il Giorno 0.
Il mancato invio di un FAR entro il periodo indicato è una violazione delle normative statunitensi. FDA può citarlo all’interno di una 483, oppure procedere direttamente ad una regulatory action.
COME INVIO UN FAR?
FDA raccomanda l’uso del Form 3331a per inviare i FAR in formato elettronico. Questa modalità consente di velocizzare il processo di revisione da parte dell’agenzia.
Il Form elettronico fa anche sì che il FAR giunga immediatamente agli uffici di competenza, ovvero il CDER (Center for Drug Evaluation and Research) e l’ufficio distrettuale FDA.
E’ comunque possibile inviare un FAR con altre modalità (es. cartacea).